Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der DSGVO ist:

Handelsvertretung Niclas Hoffmann
Wildener Straße 66
57290 Neunkirchen
Telefon: 0171 9192938
E-Mail: info@hvnh-ai.com

2. Welche Daten wir erheben

Im Rahmen der Nutzung unseres Dienstes verarbeiten wir folgende Kategorien personenbezogener Daten:

• Registrierungsdaten: E-Mail-Adresse, Name, Firmenname, Passwort (verschlüsselt gespeichert)
• Nutzungsdaten: Anmeldezeitpunkte, genutzte Funktionen, erstellte Unternehmen, Prompts und Analyseergebnisse
• Technische Daten: IP-Adresse, Browser-Typ, Betriebssystem (bei Zugriff auf den Dienst)
• Kommunikationsdaten: Support-Tickets und zugehörige Nachrichten
• Abrechnungsdaten: Lizenztyp, Abrechnungszeitraum, Zahlungsstatus

3. Zwecke der Verarbeitung

Wir verarbeiten Ihre Daten zu folgenden Zwecken:

• Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): Bereitstellung des Dienstes, Benutzerauthentifizierung, Lizenzvalidierung, Durchführung von KI-Analysen
• Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): Schutz vor Missbrauch (Rate-Limiting, Brute-Force-Erkennung), System-Monitoring, Fehleranalyse, Verbesserung des Dienstes
• Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO): Aufbewahrung von Abrechnungsdaten gemäß steuerrechtlicher Vorschriften

4. Drittanbieter und Auftragsverarbeiter

Zur Erbringung unseres Dienstes nutzen wir folgende Drittanbieter:

Bei KI-Abfragen werden keine personenbezogenen Kundendaten an die KI-Anbieter übermittelt. Es werden lediglich die vom Kunden erstellten Prompts (Suchanfragen) sowie Unternehmens- und Wettbewerbernamen gesendet.

Hosting: Unser Dienst wird auf einem eigenen Server in Deutschland betrieben. Es findet kein Transfer personenbezogener Daten an externe Hosting-Anbieter statt. Ein Drittlandtransfer erfolgt ausschließlich im Rahmen der oben genannten KI-Abfragen auf Basis der EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

5. Speicherung und Löschung

• Kontodaten: Werden für die Dauer des Vertragsverhältnisses gespeichert und 90 Tage nach Vertragsende gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.
• Analysedaten (Runs, Ergebnisse): Werden für die Dauer des Vertragsverhältnisses gespeichert.
• Abrechnungsdaten: Werden gemäß steuerrechtlicher Vorschriften für bis zu 10 Jahre aufbewahrt.
• Sicherheitslogs (Login-Versuche, IP-Adressen): Werden für maximal 90 Tage gespeichert.
• Backups: Tägliche automatische Backups werden für maximal 30 Tage aufbewahrt.

6. Ihre Rechte

Sie haben folgende Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten:

• Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Sie können jederzeit eine Übersicht über Ihre gespeicherten Daten anfordern. Nutzen Sie hierfür die Funktion „Datenexport" in Ihrem Dashboard oder kontaktieren Sie uns per E-Mail.
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sie können Ihre Profildaten jederzeit in den Einstellungen korrigieren.
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO): Sie können die Löschung Ihrer Daten beantragen. Nutzen Sie hierfür die Funktion „Löschantrag" in Ihrem Dashboard oder kontaktieren Sie uns per E-Mail.
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Sie können die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten verlangen.
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie können Ihre Daten in einem maschinenlesbaren Format (JSON) exportieren.
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten widersprechen, soweit diese auf berechtigtem Interesse basiert.

Zur Ausübung Ihrer Rechte kontaktieren Sie uns bitte per E-Mail an info@hvnh-ai.com. Wir werden Ihr Anliegen innerhalb von 30 Tagen bearbeiten.

7. Sicherheitsmaßnahmen

Wir schützen Ihre Daten durch folgende technische und organisatorische Maßnahmen:

• Verschlüsselte Übertragung aller Daten mittels TLS/HTTPS
• Sichere Passwortspeicherung mit Argon2id-Hashing
• Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) für den Admin-Bereich
• Brute-Force-Schutz und Rate-Limiting
• Verschlüsselte Speicherung von API-Schlüsseln (AES-256-GCM)
• Regelmäßige automatische Backups
• Zugriffsbeschränkung nach dem Prinzip der geringsten Berechtigung

8. Cookies, Einwilligung und Cookie-Einstellungen

Unser Dienst (Dashboard) verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies für die Sitzungsverwaltung und Authentifizierung. Diese Cookies werden als HttpOnly, Secure und SameSite=Strict konfiguriert.

Auf dieser Website blenden wir beim ersten Besuch einen Einwilligungs-Hinweis ein. Ihre Auswahl speichern wir lokal in Ihrem Browser (Local Storage), damit wir Sie nicht bei jedem Besuch erneut fragen müssen; diese Speicherung ist technisch notwendig (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Marketing-Dienste (Ziffer 9) setzen wir nur ein, wenn Sie der Kategorie „Marketing (Meta)“ zustimmen. Wählen Sie „Nur notwendige“ oder treffen Sie keine Auswahl, findet insoweit keine Verarbeitung statt. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG).

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft ändern oder widerrufen, über den Link „Cookie-Einstellungen“ im Seitenfuß. Beim Widerruf löschen wir die Cookies „_fbp“ und „_fbc“ in Ihrem Browser. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

9. Meta-Pixel und Meta Conversions-API

Nach Ihrer Einwilligung (Ziffer 8) nutzen wir den „Meta-Pixel“ sowie die serverseitige „Conversions-API“ der Meta Platforms Ireland Ltd. (Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland). Damit messen wir die Wirksamkeit unserer Werbeanzeigen auf Facebook und Instagram, zum Beispiel ob ein Besucher aus einer Anzeige den GEO-Check durchführt, eine Anfrage sendet oder sich zu einem Vortrag anmeldet, und können Ihnen dort interessengerechte Werbung ausspielen (Reichweiten- und Conversion-Messung, Retargeting).

Verarbeitet werden dabei insbesondere Ihre IP-Adresse, Browser- und Geräteinformationen, die aufgerufenen Seiten dieser Website, Zeitpunkt und Art des Ereignisses (Seitenaufruf, Aufruf der Check-Seite, durchgeführter Check, Anfrage, Vortragsanmeldung) sowie bei Formular-Übermittlungen eine pseudonymisierte (gehashte) Form Ihrer E-Mail-Adresse und, falls angegeben, Ihres Namens und Ihrer Telefonnummer. Die Adresse der Website, die Sie im GEO-Check prüfen, übermitteln wir nicht an Meta. Zur Wiedererkennung werden die Cookies „_fbp“ (Kennung Ihres Browsers) und „_fbc“ (Kennung eines Anzeigenklicks) mit einer Laufzeit von 90 Tagen gesetzt.

Bei der Conversions-API meldet unser Server diese Ereignisse direkt an Meta; eine Ereignis-ID verhindert Doppelzählungen mit dem Meta-Pixel. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG). Für die Erhebung und Übermittlung der Daten an Meta sind wir gemeinsam mit Meta verantwortlich (Art. 26 DSGVO); die Vereinbarung finden Sie unter facebook.com/legal/controller_addendum. Für die weitere Verarbeitung ist Meta allein verantwortlich. Meta kann Daten in die USA übermitteln; die Übermittlung stützt sich auf das EU-US Data Privacy Framework, unter dem Meta Platforms, Inc. zertifiziert ist, ergänzend auf Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO). Einzelheiten und Widerspruchsmöglichkeiten finden Sie in der Datenrichtlinie von Meta unter facebook.com/privacy/policy. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit über „Cookie-Einstellungen“ im Seitenfuß widerrufen.

10. GEO-Check über ein Sofortformular auf Facebook oder Instagram

In einigen Anzeigen auf Facebook und Instagram können Sie den kostenlosen GEO-Check direkt in einem Sofortformular von Meta anfordern, ohne unsere Website aufzurufen. Wenn Sie das Formular absenden, übermittelt uns Meta Ihre Angaben (Name, E-Mail-Adresse, Adresse Ihrer Website und Mitarbeiterzahl) sowie die Information, über welche Anzeige Sie das Formular geöffnet haben. Name und E-Mail-Adresse kann Meta aus Ihrem Profil vorausfüllen; Sie können beides vor dem Absenden ändern.

Wir nutzen Ihre Angaben ausschließlich, um die angegebene Website zu prüfen, Ihnen die Auswertung per E-Mail zu schicken und Ihnen Rückfragen dazu zu stellen. Die Mitarbeiterzahl hilft uns, Auswertung und Rückfragen auf die Größe Ihres Unternehmens abzustimmen. Rechtsgrundlage ist wie bei einer Anfrage über unsere Website die Durchführung der von Ihnen angefragten Maßnahme (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Wir speichern die Angaben auf unserem Server in Deutschland und löschen sie, sobald sie für Auswertung und Rückfragen nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

Für die Bereitstellung des Formulars und die Übermittlung Ihrer Eingaben an uns gelten die Nutzungsbedingungen von Meta für Lead Ads (facebook.com/legal/leadgenterms). Für Ihre Nutzung von Facebook und Instagram selbst, etwa das Ausspielen der Anzeige, ist Meta eigener Verantwortlicher; Einzelheiten finden Sie in der Datenrichtlinie von Meta unter facebook.com/privacy/policy. Zur Übermittlung in die USA durch Meta siehe Ziffer 9.

Erneute Prüfung mit Freischalt-Code: Der kostenlose GEO-Check auf unserer Website ist einmal pro Unternehmen möglich. Damit wir das erkennen, gleichen wir die eingegebene Website-Adresse mit früheren Prüfungen ab; dafür speichern wir die geprüfte Adresse und den Zeitpunkt, aber keine Angaben zu Ihrer Person. Fordern Sie einen Freischalt-Code für eine weitere Prüfung an, verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, falls angegeben Ihre Telefonnummer sowie die Website-Adresse, um Ihre Anfrage zu beantworten und mit Ihnen ein Gespräch zu vereinbaren (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Wir löschen diese Angaben, sobald Ihre Anfrage erledigt ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

11. Newsletter und E-Mail-Kommunikation

Wir versenden folgende Arten von E-Mails:

• Transaktionale E-Mails: Rechnungen, Systembenachrichtigungen, Sicherheitswarnungen und Support-Antworten. Diese sind für die Vertragserfüllung erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und erfordern keine gesonderte Einwilligung.
• Newsletter und Produkt-Updates: Informationen über neue Funktionen, Tipps zur Nutzung und Branchenneuigkeiten. Der Versand erfolgt nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Sie können Ihre Einwilligung zum Newsletter jederzeit widerrufen, z.B. über den Abmeldelink in jeder E-Mail oder per E-Mail an info@hvnh-ai.com. Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung.

Der E-Mail-Versand erfolgt über unseren eigenen Server in Deutschland. Es werden keine externen E-Mail-Dienstleister eingesetzt.

12. Automatisierte Entscheidungsfindung

Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne des Art. 22 DSGVO statt. Die KI-gestützten Analysen und Rankings dienen ausschließlich der Information und stellen keine automatisierte Einzelentscheidung dar, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt.

13. Datenschutzbeauftragter

Nach den gesetzlichen Vorgaben (Art. 37 DSGVO i.V.m. § 38 BDSG) sind wir derzeit nicht zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten verpflichtet. Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte direkt an uns unter info@hvnh-ai.com.

14. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestraße 2-4
40213 Düsseldorf
https://www.ldi.nrw.de

15. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Änderungen des Dienstes oder der rechtlichen Rahmenbedingungen anzupassen. Die aktuelle Version ist stets auf dieser Seite abrufbar. Bei wesentlichen Änderungen werden registrierte Nutzer per E-Mail oder In-App-Benachrichtigung informiert.